Een straatbarbecue met de buren en een meerdaags festival vragen allebei om toestemming, maar niet om dezelfde papieren. Deventer maakt onderscheid tussen kleine evenementen, waarvoor een melding volstaat, en grote evenementen, waarvoor je een vergunning aanvraagt. Het verschil zit in een lijstje voorwaarden.
Klein of groot, zo bepaal je het
Voldoe je aan alle voorwaarden voor een klein evenement, dan doe je een melding. Val je op ook maar één punt buiten die lijst, dan is het volgens de regels een groot evenement en heb je een evenementenvergunning nodig. Er zit dus geen middenweg tussen.
De voorwaarden voor een melding klein evenement
- Er komen maximaal honderd bezoekers.
- Het evenement is niet belastend voor de buurt, bijvoorbeeld door parkeeroverlast.
- Het heeft geen commercieel karakter.
- Een straatfeest is alleen bedoeld voor de eigen straat of buurt.
- Het duurt maximaal één dag.
- Objecten zoals een partytent of een springkussen zijn kleiner dan twintig vierkante meter per stuk.
- Het vindt niet plaats op een weg buiten de bebouwde kom of op een weg met een belangrijke functie voor verkeer of hulpdiensten.
Ook de tijden zijn gebonden. Op doordeweekse dagen en zaterdag geldt een ander startmoment dan op zondag, en er is een vast eindtijdstip in de avond. De precieze tijden staan op deventer.nl.
De melding indienen
Je meldt een klein evenement minimaal een week van tevoren aan. Dat kan online met DigiD, of met eHerkenning als je namens een organisatie meldt, en er is ook een formulier om te downloaden. Je krijgt binnen vijf werkdagen bericht per mail.
Een melding is geen automatische goedkeuring. De burgemeester kan binnen die termijn besluiten het evenement te verbieden, bijvoorbeeld als er zorgen zijn over de veiligheid of de openbare orde. Plan je feest dus niet definitief in voordat je bericht hebt.
De vergunning voor een groot evenement
Voldoe je niet aan de voorwaarden, dan vraag je een evenementenvergunning aan. Dien de complete aanvraag minimaal acht weken van tevoren in. Voor grote evenementen geldt een langere termijn van twaalf weken, omdat er dan afstemming nodig is met politie, brandweer en hulpdiensten.
Bij zo’n aanvraag horen doorgaans een plattegrond, een draaiboek, een veiligheidsplan en informatie over verkeer, geluid, sanitair en het aantal bezoekers. Hoe eerder je begint, hoe meer ruimte er is om het plan bij te sturen zonder dat je datum in gevaar komt.
Wat er nog meer bij komt kijken
- Wil je de straat afzetten, geef dat dan aan in je melding of aanvraag, de gemeente regelt de afzetting.
- Voor tenten en overkappingen gelden regels rond brandveiligheid.
- Voor versterkte muziek buiten de reguliere normen is een ontheffing nodig.
- Schenk je alcohol buiten een horecagelegenheid, dan heb je daar een aparte ontheffing voor nodig.
- Draai je muziek, dan hoort daar een regeling voor muziekrechten bij.
- Verkoop je eten, dan gelden er eisen rond voedselveiligheid.
De evenementenkalender
De gemeente houdt een evenementenkalender bij voor organisatoren. Kijk daarin voordat je een datum vastlegt. Twee evenementen op dezelfde dag in hetzelfde gebied leveren problemen op met vergunningen, hulpdiensten en bezoekers, en dan is degene die het laatst aanklopt meestal de klos.
Denk aan de buurt
Regels of niet, de buren maken je avond of breken hem. Informeer omwonenden ruim van tevoren over wat er gaat gebeuren, tot hoe laat het duurt en bij wie ze terechtkunnen als het te gek wordt. Een briefje in de bus en één telefoonnummer op de avond zelf voorkomt de meeste klachten.
Begin met de voorwaardenlijst voor een klein evenement. Blijf je daarbinnen, dan ben je met een melding en een week doorlooptijd klaar. Zo niet, reken dan op minimaal acht weken en op een serieuze aanvraag.
